Unternehmenskrisen kündigen sich häufig frühzeitig im Vertrieb an, werden aber oft zu spät erkannt. Interim-Manager Eckhart Hilgenstock zeigt, wie KI als Frühwarnsystem kritische Entwicklungen wie sinkende Abschlussquoten, schrumpfende Sales Pipelines und den Verlust von Leistungsträgern sichtbar macht. Mit einem pragmatischen Fünf-Kennzahlen-Cockpit empfiehlt er Führungskräften, Risiken frühzeitig zu erkennen und konsequent gegenzusteuern.
„Die ersten Signale einer Krise kommen aus dem Vertrieb, werden aber häufig übersehen. Künstliche Intelligenz kann sie frühzeitig sichtbar machen“, gibt Interim-Manager Eckhart Hilgenstock in seiner aktuellen Stellungnahme zu bedenken. Er warnt: „Viele Unternehmen übersehen die Frühsignale einer sich anbahnenden Krise!“ Dies habe er bei zahlreichen Einsätzen festgestellt.
Demnach wird er regelmäßig von Unternehmen „in schwerem Fahrwasser“ in temporäre Führungspositionen geholt, „um das Ruder herumzureißen und Unternehmen wieder auf Erfolgskurs zu bringen“. Nach seiner Erfahrung ist der Vertrieb der beste „Seismograph“ für herannahende Krisen.
Er führt hierzu aus: „Wenn die Vertriebsdynamik nachlässt, schlägt sich das häufig noch nicht im laufenden Umsatz nieder, aber die Beschäftigten, die im direkten Kundenkontakt stehen, merken bereits, dass das Neugeschäft zäh läuft.“ Seine prinzipielle Empfehlung lautet, permanent und systematisch auf profitables Wachstum zu setzen und dabei „das Ohr am Vertrieb“ zu haben.
Fehldeutung als temporäre Marktschwächen statt Alarm auszulösen
Hilgenstock zählt die Vorboten von Krisen nach seiner Erfahrung auf: „Die ,Sales Pipeline’ wird kleiner, die Abschlussquoten sinken, die Verkaufszyklen verlängern sich und die Angebote bleiben ungewöhnlich lange offen.“ Er habe festgestellt, dass diese Entwicklungen – so sie überhaupt auffallen – häufig als „temporäre Marktschwächen“ gedeutet werden, statt Alarm auszulösen.
„Tatsächlich sind dies alles Indikatoren für strukturelle Vertriebsprobleme und in vielen Fällen eben auch für ein Angebot, das schleichend an Relevanz verliert“, weiß er aus der betrieblichen Praxis zu berichten.
Als Reaktion auf eine nachlassende Nachfrage griffen Unternehmen häufig zu Rabatten. Davon hält er allerdings wenig: „Wer Umsatzverluste über Preiszugeständnisse kompensiert, stabilisiert zwar kurzfristig die Zahlen, aber zerstört langfristig die Ertragskraft!“ Zudem stiegen parallel die Vertriebskosten pro Auftrag und in der Regel nähmen auch die Marketingkosten zu, weil man versuche, der mangelnden Attraktivität des Angebots durch mehr Marketingdruck entgegenzuwirken.
Signale zu oft überhört, ignoriert oder falsch interpretiert
Hilgenstock kann nach eigenen Angaben diese Indikatoren, wenn er in ein Unternehmen berufen wird, um es auf einen profitablen Wachstumskurs zu bringen, häufig zwei bis drei Jahre zurückverfolgen. „In der Regel fängt die Krise lange bevor ich als Interim-Manager gerufen werde, an.“
Aber die Signale würden schlichtweg überhört, ignoriert oder falsch interpretiert, „solange die Auswirkungen noch nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung sichtbar werden“. Der Umsatz könne tatsächlich noch für einige Zeit stabil wirken, „während die Dynamik bereits kippt“.
Er hat bei seinen Einsätzen noch einen weiteren Frühindikator für Krisen ausgemacht: Die Besten gehen. „Gute Mitarbeiter verlassen Unternehmen selten zufällig. Sie spüren schwache Führung und strategische Unsicherheit früher als andere. Gehen mehrere Leistungsträger in kurzer Zeit, ist das ein Alarmsignal!“
Einsatz Künstliche Intelligenz als Krisen-Radar und Frühwarnsystem
Hilgenstock hat festgestellt, dass sich viele Firmen in einer derartigen Situation mit Beruhigungsfloskeln wie etwa „das nächste Quartal wird besser“ oder „unser neues Produkt wird alles ändern“ selbst täuschen – statt den Ernst der Lage zu erkennen und Maßnahmen zum Gegensteuern zu ergreifen.
Er empfiehlt Unternehmen den gezielten Einsatz von KI-Systemen, um frühzeitig Anzeichen für mögliche Krisen aufzudecken: „Trend- und Stimmungsanalysen, die Risikobewertung von Abschlüssen und Projekten sowie das rechtzeitige Erkennen von Kündigungsrisiken liefern Frühindikatoren statt Spätreaktionen.“
Hilgenstock hat aus seiner Praxis heraus fünf Fragen entwickelt, welche Führungskräfte ihren Unternehmen stellen sollten, um die eigene Zukunftsfähigkeit auf die Probe zu stellen:
- „Wird die ,Sales Pipeline’ kleiner oder stagniert sie, obwohl Wachstum angestrebt wird?“
- „Sinkt die Abschlussquote oder verlängert sich der ,Sales Cycle’?“
- „Steigen Rabatte oder Vertriebskosten pro Auftrag?“
- „Haben in zwölf Monaten mehrere Leistungsträger gekündigt?“
- „Gilt ,Das nächste Quartal wird besser’ im Management als Argument?“
Pragmatischer Ansatz mit einem „Fünf-Kennzahlen-Cockpit“
Hilgenstock kommentiert: „Dreimal ,Ja’ heißt: Das Problem liegt nicht im Markt, sondern im Unternehmen. Dann ist Handeln angesagt! Denn ein ,Radar’ nützt nichts, wenn niemand auf den Schirm schaut und keiner die notwendigen Entscheidungen trifft. KI hilft, die Anzeichen zu erkennen, aber sie ersetzt keine Führung.“
Er rät zu einem pragmatischen Vorgehen mit einem „Fünf-Kennzahlen-Cockpit“. So bezeichnet er ein einzelnes Blatt mit den fünf wichtigsten Kennzahlen, welches einmal wöchentlich vom Vorstand oder Geschäftsführer persönlich kommentiert wird. Die fünf Größen seien die Entwicklung der „Sales Pipeline“, die Abschlussquote, der durchschnittliche Rabatt beziehungsweise die Vertriebskosten pro Auftrag, die Abgänge von Leistungsträgern und die Abweichung zwischen interner Prognose und tatsächlichem Auftragseingang.
Dieses Blatt wird nach Hilgenstocks Einschätzung „am besten und am ehrlichsten“ von einer KI erstellt. Darauf sollten der Ist-Wert und der Vergleich zur Vorwoche stehen. Wichtig: „Der Geschäftsführer bzw. Vorstand sollte die Zahlen jede Woche mit einem Satz kommentieren, der auf Fehlentwicklungen hinweist, Richtungen vorgibt und gegebenenfalls Entscheidungen anmahnt bzw. trifft.“ Für jedes Signal, das auf ein Problemfeld hindeutet, sollte ein Verantwortlicher benannt werden, um es mit einer Frist von zwei Wochen zu lösen oder Lösungswege zu entwickeln. Denn Frühwarnung ohne Konsequenz sei Zeitvertreib, aber eben nicht Führung.
„Überoptimismus in der Führungsetage“ reduziert Wahrnehmung
Ein Hauptrisiko bei der Krisenprävention stellt nach Hilgenstocks Erfahrung ein häufig anzutreffender „Überoptimismus in der Führungsetage“ dar: „Optimismus ist ein Berufsrisiko. Gerade erfolgreiche Führungskräfte sind darauf trainiert, Chancen zu sehen. Allzu leicht blenden sie dabei die Risiken aus oder tun diese als Schwarzmalerei ab.“
Er rät deshalb dazu, dem KI-gestützten Frühwarnsystem bewusst die Rolle des „Advocatus Diaboli“ zuzuweisen, „offiziell und mit Mandat“. Er erläutert: „In Führungs- und übrigens auch in Aufsichtsgremien ist es oftmals leichter, wenn sozusagen ein Externer unangenehme Wahrheiten ausspricht. Wirkung kann das allerdings nur zeigen, wenn es auch ernst genommen wird.“
Er warnt aber abschließend zugleich vor einem Trugschluss beim KI-Einsatz: „Zukunftsfähigkeit entsteht durch Führung und konsequente Umsetzung. KI beschleunigt, aber sie ersetzt keine Führung!“
Zentrale Erkenntnisse der DS-Redaktion
- KI kann helfen, ein betriebliches Frühwarnsystem auf Basis der schnellen Auswertung relevanter Kennzahlen aufzubauen.
- KI führt den Auftrag routiniert, regelmäßig und ohne falsche Rücksichtnahme, aber auch ohne „Blame Culture“, aus.
- Der KI-Einsatz darf aber nur als Assistenz verstanden werden – nie als Selbstzweck.
- Die von der KI vorgelegten Ergebnisse müssen zeitnah konkretes, zielführendes Handeln der Führungspersonen auslösen.
- KI kann helfen, Selbsttäuschung zu überwinden und zu mutigen, indes begründeten Entscheidungen zu kommen.
Fazit der DS-Redaktion
Zwischenmenschliche Hürden, aber auch Wahrnehmungs- und Verständnisprobleme können durch den sinnvollen Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) überwunden werden, wenn dieser im Sinne einer Lernkultur die Rolle des „Advocatus Diaboli“ zuerkannt wird. Führung selbst muss aber durch Menschen selbst vorgelebt werden – eine sich abzeichnende erhöhte Fluktuation in der Belegschaft gilt es frühzeitig zu erkennen und ihr zu begegnen.
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