Datenschutzbeauftragte drängen nach einer Absage auf schnelle Löschung der Bewerberdaten, Personalabteilungen wollen die Unterlagen behalten, falls ein abgelehnter Bewerber eine Entschädigung nach dem AGG verlangt. Fachanwalt für Arbeitsrecht Sebastian Agster erläutert in seinem Gastbeitrag, wie beides zusammenpasst.
Ein Beitrag von Sebastian Agster, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht, Geschäftsführer der MAXERA Rechtsanwalts GmbH, Augsburg
Mit der Absage endet der Zweck, für den das Unternehmen die Unterlagen erhalten hat. Nach Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO sind Daten zu löschen, sobald sie dafür nicht mehr notwendig sind. Wer aber wegen Benachteiligung auf Entschädigung in Anspruch genommen wird, muss die Auswahlentscheidung belegen können.
Zwei Monate für die Geltendmachung, drei Monate für die Klage
Ein Anspruch auf Entschädigung oder Schadensersatz muss nach § 15 Abs. 4 AGG „innerhalb einer Frist von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden“; die Frist beginnt „mit dem Zugang der Ablehnung“. Die Klage auf Entschädigung muss nach § 61b Abs. 1 ArbGG „innerhalb von drei Monaten, nachdem der Anspruch schriftlich geltend gemacht worden ist, erhoben werden“.
Nutzt ein Bewerber beide Fristen aus, kann die Klage bis zu fünf Monate nach Zugang der Absage beim Arbeitsgericht eingehen; bis zur Zustellung vergeht weitere Zeit. Sechs Monate Aufbewahrung nach Zugang der Absage sind damit begründbar. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht nennt in seinen FAQ ebenfalls „maximal sechs Monate“ über das Auswahlverfahren hinaus.
Die sechs Monate decken den Regelfall ab. Erfährt ein Bewerber erst später von Tatsachen, die auf eine Benachteiligung hindeuten, beginnt die Zweimonatsfrist nach dem Bundesarbeitsgericht erst mit dieser Kenntnis (Urteil vom 15. März 2012, 8 AZR 37/11).
Die Rechtsgrundlage ist die DSGVO selbst
Nach der Absage trägt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Speicherung, das berechtigte Interesse an der Verteidigung gegen Entschädigungsansprüche. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO nimmt Daten, die „zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen“ erforderlich sind, von der Löschpflicht aus. Wird ein Anspruch geltend gemacht, bleiben die Unterlagen bis zum Verfahrensende gespeichert und für andere Zwecke gesperrt.
Auf § 26 Abs. 1 BDSG lässt sich die Speicherung nicht mehr stützen. Nationale Regeln zum Beschäftigtendatenschutz bleiben unangewendet, wenn sie Art. 88 Abs. 1 und 2 DSGVO nicht genügen (EuGH, Urteil vom 30. März 2023, C-34/21). Für § 26 Abs. 1 BDSG hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die Vorschrift „unangewendet zu bleiben“ hat; die Verarbeitung richtet sich dann unmittelbar nach der DSGVO (Urteil vom 8. Mai 2025, 8 AZR 209/21). Ein Beschäftigtendatengesetz ist bislang nicht in Kraft.
Talentpool nur mit Einwilligung
Wer Bewerber für künftige Stellen vormerken will, braucht eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO: getrennt von der Bewerbung abgefragt, mit festgelegtem Zweck und begrenzter Dauer, nachweisbar und nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerruflich. Ohne sie endet die Speicherung mit Ablauf der sechs Monate.
Das Löschkonzept in sechs Punkten
- Bewerbermanagementsystem: Die Löschfrist läuft automatisch ab Versand der Absage zuzüglich einer Woche für den Zugang; Ausnahmen nur bei geltend gemachten Ansprüchen oder Talentpool-Einwilligung.
- Postfächer: Bewerbungen in E-Mail-Konten von Personalabteilung und Fachbereichen werden mitgelöscht; das System ist der einzige Speicherort.
- Papier: Interviewbögen und ausgedruckte Lebensläufe gehen nach der Entscheidung in den Datenschutzbehälter oder in die digitale Akte.
- Backups: Sicherungskopien werden im festgelegten Zyklus überschrieben; nach einer Rücksicherung werden bereits gelöschte Bewerberdaten erneut gelöscht.
- Talentpool: Einwilligungen werden mit Datum und Text gespeichert, Widerrufe sofort umgesetzt.
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Nach Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO gehören „die vorgesehenen Fristen für die Löschung“ dort hinein, nach Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO auch in die Datenschutzhinweise für Bewerber./ab
Fazit
Sechs Monate nach der Absage sind mit § 15 Abs. 4 AGG und § 61b Abs. 1 ArbGG begründbar; danach fehlt die Rechtsgrundlage, sofern kein Anspruch geltend gemacht wurde und keine Einwilligung vorliegt. Wer die Frist im System hinterlegt, Postfächer und Backups einbezieht und sie im Verzeichnis dokumentiert, bringt die Anforderungen beider Seiten zusammen.
Über den Autor
Sebastian Agster ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht sowie Geschäftsführer der MAXERA Rechtsanwalts GmbH in Augsburg. Er vertritt Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Betriebsräte.
Zentrale Erkenntnisse der DS.Redaktion
- Sechs Monate Aufbewahrung von Bewerberdaten nach einer Absage sind durch die Fristen von AGG und ArbGG begründbar.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erlaubt die Speicherung zur Verteidigung gegen mögliche Entschädigungsansprüche.
- Bei geltend gemachten Ansprüchen dürfen erforderliche Bewerbungsunterlagen bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden.
- Die Aufnahme in einen Talentpool erfordert eine separate, freiwillige und jederzeit widerrufliche Einwilligung.
- Ein wirksames Löschkonzept muss Bewerberdaten in IT-Systemen, E-Mail-Postfächern, Papierakten und Backups berücksichtigen.
Fazit der DS-Redaktion
Die Aufbewahrung von Bewerberdaten für bis zu sechs Monate nach einer Absage lässt sich mit den Fristen des AGG und ArbGG sowie den Vorgaben der DSGVO begründen. Unternehmen sollten diese Frist in einem verbindlichen Löschkonzept verankern, das sämtliche Speicherorte und Backups umfasst. Werden Entschädigungsansprüche geltend gemacht, ist eine längere Speicherung der erforderlichen Unterlagen bis zum Abschluss des Verfahrens zulässig. Für die Aufnahme in einen Talentpool bleibt eine gesonderte Einwilligung erforderlich.
Weitere Informationen
§ 26 BDSG, Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 6, 7, 13, 17, 30 und 88
DATENSICHERHEIT.DE, 25.09.2026
Zunehmender Qualifizierungsbedarf im Spannungsfeld zwischen KI und Datenschutz
