Ausländeramt Peine: Informationen aus 6.000 beschädigten Akten gerettet

Dokumentenexperten aus Düsseldorf bearbeiteten erfolgreich von Feuer und Löschwasser stark in Mitleidenschaft gezogenen Unterlagen

[datensicherheit.de, 25.09.2011] Ein besonders herausforderndes Projekt haben die Dokumentenexperten der Behrens & Schuleit GmbH abgeschlossen – zirka 6.000 Akten, die bei einem Brand im Ausländeramt Peine im Januar 2011 teils erheblich beschädigt worden waren, konnten sie digitalisieren und somit wichtige Informationen vor dem Verlust bewahren:
Der Landkreis suchte nach einer Lösung, um zu retten, was noch zu retten war, denn die durch Feuer und Löschwasser stark in Mitleidenschaft gezogenen Unterlagen waren äußerst wichtig. Es handelte sich dabei um nur ein Mal vorliegende Dokumente, die unter anderem für laufende Verfahren benötigt wurden und werden – dazu gehörten beispielsweise Pässe. So nahm der Landkreis Kontakt mit der Behrens & Schuleit GmbH auf – die Düsseldorfer gelten als Spezialisten in allen Fragen rund ums Dokument.

Foto: good news! GmbH, Stockelsdorf

Durch Verwendung von PDF/A (ISO-Standard für Langzeitarchivierung), konnte Behrens & Schuleit die Informationen der Akten dauerhaft retten.

Durch ein Gutachten ließen sie den Zustand der Akten feststellen. Ein Sanierungsunternehmen wurde sodann mit Vorgaben aus dem Gutachten beauftragt, die verbliebenen Akten zu sortieren, einzuschweißen und für den Transport in Kartons zu verpacken. In Düsseldorf begann die eigentliche Rettungsaktion – die Unterlagen wurden ausgepackt, voneinander getrennt sowie von verschmolzenen Klarsichthüllen, Ruß und Heftklammern befreit. Dabei hätten die Mitarbeiter nicht nur äußerst sorgsam mit dem Papier umgehen müssen. Aufgrund der starken Geruchskontamination seien sie auch gezwungen gewesen, die Akten in separaten Räumen zu verarbeiten – zeitweise sogar unter Verwendung von Atemschutzmasken, erklärt Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH.
Der schlechte Zustand des Papiers habe eine durchgehende Stapelverarbeitung der Dokumente nicht zugelassen. Die Mitarbeiter mussten sie daher von Hand an einen Durchlaufscanner legen oder mit Hilfe eines Buchscanners digitalisieren. Nur so konnte gewährleistet werden, dass besonders stark beschädigte Exemplare ohne gerade Flächen bestmöglich digitalisiert wurden. Auch Informationen auf Fragmenten ließen sich auf diese Weise einlesen. Die erfassten Dokumente wurden täglich verschlagwortet, in das PDF/A-Format konvertiert und auf einem FTP-Server zum Download bereitgestellt. Durch die Verwendung von PDF/A, dem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung, habe Behrens & Schuleit die Akten auch dauerhaft retten können.
Weil das Ausländeramt nach dem Brand zunächst über keinerlei Unterlagen verfügte, hatten die rund fünf Mitarbeiter, die bei Behrens & Schuleit mit dem Projekt betraut waren, noch eine weitere Herausforderung zu meistern – sie mussten dringend benötigte Akten zeitnah aus dem Bestand heraussuchen und digitalisieren. Da die Unterlagen vorsortiert waren, gelang ihnen dies – ebenso wie die gewünschte möglichst schnelle Verarbeitung der gesamten Akten. In nur drei Monaten konnten sie alle noch vorhandenen Informationen sichern und die alten Akten gemäß den Datenschutzbestimmungen vernichten.

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