Papier: Datenschutz gilt auch für analoge Daten

DSGVO macht Aktenvernichter in jedem Betrieb unentbehrlich

[datensicherheit.de, 21.05.2019] Auch ein Jahr nach endgültiger Einführung der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) besteht offensichtlich erheblicher Verbesserungsbedarf hinsichtlich der Datensicherheit in Unternehmen. Laut einer aktuellen Studie aus dem Hause LEITZ ACCO Brands haben 71 Prozent der Unternehmen ihren Datenschutz noch nicht auch auf die physische Vernichtung von Papierunterlagen angepasst. Die DSGVO macht indes Aktenvernichter in jedem Betrieb unentbehrlich: Rechnungen, Angebote, Steuerunterlagen müssen alle irgendwann ordnungsgemäß geschreddert werden. Mit einem leistungsfähigen Aktenvernichter unter jedem Schreibtisch wären Unternehmen auf der sicheren Seite, denn ein solcher ist laut LEITZ „die intelligente Alternative zu einem Papierkorb“.

53 Prozent der befragten Unternehmen noch ohne Aktenvernichter

Die am 25. Mai 2018 endgültig eingeführte DSGVO zielt vor allem auf einen einheitlichen Datenschutzstandard innerhalb der EU sowie die Stärkung von Verbraucherrechten ab:
„In einer sich rasant wandelnden Welt müssen sensible Daten besonders geschützt werden. Um Missbrauch zu vermeiden, gelten seit letztem Jahr deshalb strengere Regulierungen für Unternehmen und höhere Strafen bei Verstößen. Wenn Unterlagen einfach im Papierkorb landen, bietet das keinen Schutz. Wir machen daher Papierkörbe zu Aktenvernichtern – Schredder werden zum ‚Papierkorb 2.0‘. Auch Mitarbeiter, die im Home-Office arbeiten, sollten einen leistungsfähigen Aktenvernichter zuhause verwenden“, sagt Wendela Freiesleben, Marketing-Direktorin bei LEITZ ACCO Brands.
Doch das Bewusstsein über den korrekten Umgang mit vertraulichen Daten habe sich ein Jahr nach endgültigem Inkrafttreten der Verordnung noch nicht überall durchgesetzt: 53 Prozent der befragten Unternehmen hätten bestätigt, im Zuge der neuen Gesetzgebung noch keine Geräte zum Schreddern von Papier gekauft zu haben. „Dies gilt es zu verändern“, so Freiesleben.

Zu vernichten: Papierunterlagen mit personenbezogenen und vertraulichen Daten

Papierunterlagen mit personenbezogenen und vertraulichen Daten dürfen nicht einfach im Papierkorb landen – denn in jedem Papierkorb lauert die Gefahr, gegen die DSGVO zu verstoßen. Genau dort möchte LEITZ ansetzen, und bietet nach eigenen Angaben gemäß der DSGVO Aktenvernichter ab der Sicherheitsstufe P4 an, „die deutlich über den gesetzlichen Vorschriften liegen“.
Tom Kirsten, Fachexperte für Datenschutz der TÜV SÜD Sec-IT GmbH, erklärt: „Die Sicherheitsstufe regelt dabei, welche Größe die einzelnen Partikel nach dem Vernichtungsvorgang haben dürfen und die Schutzklassen konkretisieren die Vorgaben an die jeweiligen Vernichtungsprozesse.“
Sowohl die Sicherheitsstufe als auch die Schutzklasse müssten im Hinblick auf die Schutzwürdigkeit der Daten gewählt werden. Personenbezogene Daten seien zum Beispiel mindestens nach Sicherheitsstufe 3 und Schutzklasse 2 zu vernichten. Bei Daten, die unter das Berufsgeheimnis fallen, wie z.B. Gesundheitsdaten, könnten auch eine höhere Sicherheitsstufe und Schutzklasse zum Tragen kommen. „Unternehmen, welche keinen leistungsgerechten Vernichtungsvorgang zur Verfügung stellen, riskieren dabei einen Datenschutzvorfall, welcher eine empfindliche Sanktion nach sich ziehen kann“, warnt Kirsten.

Weitere Informationen zum Thema:

datensicherheit.de, 20.05.2019
DSGVO brachte mehr Datenhygiene und auch Bürokratie

datensicherheit.de, 10.10.2013
it-sa 2013: Datensicherheit erfordert Verstand und Anstand