Elektronische Kundenkartei: Hohe Funktionalität der CRM-Systeme stellt hohe Anforderungen an Datensicherheit

Gute Schulung und Unterweisung der Mitarbeiter unerlässlich

[datensicherheit.de, 25.08.2010] Früher hat man stapelweise Aktenordner in den Büros gehabt. In Ämtern konnte man sogar teilweise sehen, wie die großen Ordner sich bis zur Decke stapelten, mal mehr mal weniger ordentlich – und häufig mit vielfach neu beschrifteten Rücken auf zwanzig Mal überklebten Schildern. Inzwischen beherrscht der PC die Büros und Ämter in Deutschland:
Zigtausende von Daten, Namen, Aktenzeichen und sogar Bilder – die gesamte Korrespondenz kann man mit einem Gerät erledigen. Nur einer hat weniger zu tun. Da Papier immer weniger in Gebrauch ist und nur noch rechtswirksame Post so erledigt wird, fristet der Aktenvernichter ein vergleichsweise ruhiges Dasein. Doch wie steht es um die Sicherheit der Kundendaten im elektronischen Karteikasten?
Die elektronische Datenverarbeitung bedeutet eine riesige Arbeitserleichterung und bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Kundenprofile können eingepflegt und von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden. Der Status der Aufträge wird festgehalten, die Historie dokumentiert und die Planung für zukünftige oder zusätzliche Optionen ebenfalls vermerkt. Einen Überblick zu behalten, wird so wesentlich einfacher. Die Sortierung nach Status eines Auftrages, z.B.: „Anruf fällig“, erleichtert das Abarbeiten anfallender Aufgaben.
Alle Kontaktdaten des Kunden sind innerhalb der Software abgespeichert, ebenso finden sich Daten zu Kontenbewegungen, Rechnungen, spezielle interne Vermerke und Platz für allgemeine Bemerkungen an die Kollegen. Es ist geradezu erstaunlich, wie viel „Papierkram“ und zusätzlichen Arbeitsaufwand einem so ein CRM-System abnehmen kann. Die Abkürzung CRM steht für Kundenbeziehungsverwaltung aus dem Englischen, nämlich Customer-Relationship-Management.
Ein großer Nachteil ist wie immer, dass mit neuen Lösungen meist auch neue Probleme daher kommen, denn die leichte Übertragung und Verarbeitung von Kundendaten erleichtert auch den Datendiebstahl. Manch Unternehmer, dem in der Hosentasche eines Mitarbeiters oder über einen Hackerangriff online schon wertvolle Kundendaten und Interna entwendet wurden, hat sich wohl den alten Aktenvernichter sehnlichst zurück gewünscht. Aber auch Softwareprobleme, verursacht durch Viren, können den gesamten Datenbestand, der für ein Unternehmen lebenserhaltend wichtig ist, gefährden.
Um sich vor Viren und Hackern zu schützen, ist eine gute Schulung und Unterweisung der Mitarbeiter unerlässlich, damit diese nicht auf Phishing-Attacken oder virenverseuchte E-Mail-Anhänge hereinfallen. Auch sollte der Umgang mit sensiblen Daten wie Passwörtern und Login-Daten genau erklärt werden. Entsprechende Software zum Daten- und Kopierschutz sollte für die Rechner mit sensiblen Daten selbstverständlich mit angeschafft werden; für den Fall der Fälle empfehlen sich ausreichende Back-Ups auf externen Servern. Letztlich sind die Schutzmaßnahmen nicht unbedingt umfangreicher und aufwändiger als herkömmliche Vorsichtsmaßnahmen – es sind nur andere, die wichtig sind. Gute Beratung und kompetente Ansprechpartner sind daher bei Software-Lösungen für Unternehmen das „A und O“.