Messenotizen von der it-sa 2010: Elektronischer Rechnungsversand mit hohem Einsparpotential

datensicherheit.de zu Gast auf dem Stand der Net at Work Netzwerksysteme GmbH aus Paderborn

[datensicherheit.de, 03.11.2010] Zu einem Hintergrundgespräch über elektronischen Rechnungsversand traf sich Herausgeber Dirk Pinnow auf der it-sa 2010 mit Uwe Ulbrich, einem der beiden Gründer und geschäftsführenden Gesellschafter des Software- und Systemhauses Net at Work Netzwerksysteme GmbH aus Paderborn:
Grundsätzlich böten die Umstellung des Rechnungsversands auf elektronische Dokumente und deren Transport per E-Mail enorme Einsparpotentiale – und zwar weit über die Portokosten eines Standardbriefs hinaus. Die Amortisationszeiten lägen z.T. gar unter einem Jahr, so Ulbrich. Aber vielfach schreckten noch die als kompliziert empfundenen technischen und organisatorischen Voraussetzungen ab.

© Net at Work Netzwerksysteme GmbH

Uwe Ulbrich: Trotz Einstiegshürden hohes Einsparpotenzial beim elektronischen Rechnungsversand

Sowohl EU-Recht wie nationales Recht sind zu beachten. So fordert die EU-Rechnungsrichtlinie für den elektronischen Versand von Rechnungen die Gewährleistung der Echtheit des Originals und die Vollständigkeit des Inhaltes. Das deutsche Steuergesetz sieht hierzu die qualifizierte Signatur der Rechnungen vor, die sicherstellen soll, dass Rechnungsdokumente während des Transports nicht verändert werden und Absender bzw. Unterzeichner eindeutig erkennbar bleiben.
Werde eine Rechnung nur elektronisch aber eben ohne eine solche qualifizierte Signatur versandt, so sei der Empfänger nicht berechtigt, die ausgewiesene Vorsteuer abzuziehen, warnte Ulbrich vor der fatalen Folge im B2B-Geschäft. Zudem seien die Archivierungsanforderungen gemäß der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu beachten. Die elektronische Rechnung müsse also im Originalzustand elektronisch aufbewahrt werden.
Auf die Frage, ob sich angesichts dieser Einstiegshürden eine virtuelle Rechnungsstellung überhaupt lohne, führte Ulbrich aus, dass Musterkalkulationen leicht zeigen könnten, dass etwa bei 2.000 Rechnungen im Monat die Projektkosten bei 25 Cent pro Rechnung lägen, mithin schon deutlich unter den Portokosten für einen Brief aus Papier. Allein nur aus Sicht einer solchen Portoersparnis könnte also die Amortisation in 30 Monaten erreicht werden. Bei 20.000 Rechnungen im Monat beliefen sich die Kosten nur noch auf rund fünf Cent pro Rechnung – damit sei die Amortisation allein aus der Portoersparnis bereits nach 3,6 Monaten erreichbar. Das reale Einsparpotential liege aber noch viel höher, wenn man auch die Kosten für die Teilprozesse Druck, Kuvertieren und Versand der Papierrechnungen mit einbeziehe.
Die Net at Work GmbH habe einen Lösungsvorschlag für ein integriertes System zum elektronischen Rechnungsversand im Angebot – das E-Mail-Gateway „enQsig“ biete alle nötigen Funktionen und Schnittstellen für eine integrierte Lösung.

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Architektur einer Rechnungssignaturlösung mit E-Mail-Gateway „enQsig“

Rechnungen würden dabei entweder automatisiert oder angestoßen von Benutzern im ERP-System erzeugt und per E-Mail versandt. „enQsig“ sei als E-Mail-Gateway zwischen dem Mailserver des Lieferanten und dem Internet installiert und transportiere so jede ausgehende E-Mail. Rechnungs-E-Mails würden auf Basis eines Regelwerkes erkannt, z.B. an einer definierten Absenderadresse wie z.B. „rechnung [at] lieferant [dot] de“. Bei erkannten Rechnungs-E-Mails erhielten die angehängten Rechnungen von „enQsig“ eine qualifizierte elektronische Signatur. Dazu komme die Lösung „digiSeal server“ der secrypt GmbH zum Einsatz, eine bei der Bundesnetzagentur als sogenannte „Signaturanwendungskomponente“ registrierte Softwarelösung, welche die rechtlichen Standards erfülle. „enQsig“ verfüge über eine offene Schnittstelle zu Archivsystemen und könne damit E-Mail, Rechnungen und Signaturen direkt übergeben, so dass der Datenstand beim Verlassen des System dokumentiert werde. Dieses System könne auch eingehende E-Mails analysieren, automatisiert Rechnungen validieren und an ein Archivsystem übergeben.

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