Tipp zu Archivierungsfristen: Welche Unterlagen ab Januar 2024 vernichtet werden dürfen

Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen müssen unabhängig von ihrer Form über einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden

[datensicherheit.de, 18.12.2023] Alle Jahre wieder – zum bevorstehenden Jahreswechsel 2023-2024 stellt sich für viele Unternehmer wieder die Frage nach der weiteren Archivierung bzw. Vernichtung von Unterlagen. Das Softwarebüro Krekeler Welche erörtert in einer aktuellen Stellungnahme, welche steuerrelevanten Dokumente bedenkenlos vernichtet oder unwiderruflich gelöscht werden können:

Foto: Softwarebüro Krekeler

Harald Krekeler: Das Softwarebüro Krekeler bietet eine DMS-Lösung für KMU an

Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen in der Regel zwischen sechs und zehn Jahre

Im Grundsatz gilt demnach, dass Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen, unabhängig von ihrer Form – elektronisch oder auf Papier –, über einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. „Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen erstrecken sich in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren.“

Konkrete Konsequenz: „Dies bedeutet im Detail, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen für zehn Jahre archiviert werden müssen. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen hingegen haben eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.“ Nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte könnten hingegen nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden.

Folgende Unterlagen können ab 1. Januar 2024 vernichtet werden

Ab 1. Januar 2024 dürften Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2015 oder zuvor erstellt wurden.

Aus dem Jahr 2013 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürften nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden.

Aber Achtung: Wenn z.B. 2013 die letzte Buchung für 2011 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können entsprechende Unterlagen erst zum 1. Januar 2024 vernichtet werden

„Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt“, betont Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros, und verdeutlicht anhand eines Beispiels: „Wenn 2013 die letzte Buchung für 2011 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2024 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2011 vernichtet werden.“

Das Softwarebüro Krekeler bietet nach eigenen Angaben mit seinem „Office Manager“ eine DMS-Lösung für kleine und mttelständische Unternehmen (KMU) an. Diese soll die zentrale, vollständige, GoBD-konforme und revisionssichere Verwaltung und Aufbewahrung aller papiergebundenen und digitalen Dokumente in einem digitalen Archivierungssystem ermöglichen.

Weitere Informationen zum Thema:

OFFICEMANAGER DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM
Aufbewahrungsfristen

BfDI Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Was bedeutet GoBD?

datensicherheit.de, 07.12.2022
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