E-Rechnungsstrategien: Fallstricke und Auswege

Seit 2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse umstellen – die Erfahrung zeigt, dass viele Betriebe jetzt mit Dringlichkeit handeln, ihre Bemühungen indes ins Stocken geraten oder gar vollständig scheitern können

[datensicherheit.de, 26.07.2025] Mit Inkrafttreten der verpflichtenden E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich steht die deutsche Wirtschaft offensichtlich vor einer neuen digitalen Herausforderung. Matthew Hammond, „General Manager E-Invoicing“ bei Avalara, kommentiert: „Seit 2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse umstellen. Doch die Erfahrung zeigt: Obwohl viele Betriebe mit Dringlichkeit handeln, geraten zu oft Bemühungen ins Stocken oder scheitern vollständig – nicht aus Mangel an Willen, sondern aufgrund von strategischen und technischen Fehlplanungen.“

Foto: Avalara

Matthew Hammond rät zu einer Strategie, welche „Compliance“ gewährleistet, Risiken minimiert und künftiges Unternehmenswachstum nachhaltig fördert

Ende Dezember 2024: Nur 45% der Unternehmen konnten E-Rechnungen empfangen

Auf diese Problematik deutet bereits eine Studie des Digitalverbands Bitkom aus dem Dezember 2024 hin: Nur weniger als die Hälfte der Firmen in Deutschland (45%) habe zu diesem Zeitpunkt Rechnungen als „E-Invoice“ empfangen können.

Immerhin 55 Prozent hätten bereits ausgehende E-Rechnungen genutzt. „Aber: noch ist es nicht zu spät, und es gelten Übergangsfristen für die Ausstellung digitaler Rechnungsdokumente“, so Hammond.

6 typische Fallstricke bei Einführung der E-Rechnung

Um ideal vorbereitet zu sein, sollten Firmen laut Hammond folgende sechs typischen Fallstricke bei der Einführung im Blick haben:

1. Unklare Verantwortlichkeiten führen zu fragmentierter Umsetzung
   „Wenn keine einzelne Abteilung die Verantwortung für die betriebliche E-Rechnungsstrategie übernimmt, entstehen Reibungsverluste zwischen IT, Steuer- und Finanzabteilung.“
   Projekte stagnierten dann teilweise wochenlang und gerieten unter enormen Zeitdruck. Die Lösung sei eine klare Zuweisung der Verantwortlichkeit an das Finanzteam – unterstützt durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und einem strukturierten Projektmanagement.
2. Reines „Compliance“-Denken verhindert Skalierbarkeit
   „Wer sich ausschließlich auf die unmittelbar bevorstehenden Fristen konzentriert, entwickelt oft Insellösungen ohne strategischen Mehrwert und Zukunftsperspektive“, warnt Hammond.
   Stattdessen sollte eine langfristige „Roadmap“ mit zentraler Steuerung erstellt werden, welche über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinausgeht und stattdessen die Grundlage für nachhaltige „Compliance“, Flexibilität und Wachstum schafft.
3. Illusion einer „Plug-and-Play“-Integration
   „E-Invoicing“ sei weit mehr als eine einfache Software-Installation. „Das Thema betrifft sensible Rechnungsdaten, Genehmigungsworkflows und ERP-Systeme – wobei die Anforderungen je nach Land variieren können.“
   Ein ganzheitlicher Blick auf das gesamte Rechnungsökosystem, kombiniert mit frühzeitigen Tests, seien entscheidend für den Erfolg.
4. Verzögerungen führen zu verpassten Fristen
   Mit B2B-E-Rechnungsmandaten, „die in Frankreich, Deutschland, Belgien und Polen bereits in Kraft sind oder bald kommen werden“, wird die Zeit knapp.
   „Unternehmen, die abwarten oder zögern, riskieren überstürzte Implementierungen, Engpässe bei Anbietern oder Dienstleistern, und letztlich eine mangelhafte ,Compliance’.“ Möglichst frühzeitiges Handeln schaffe hierbei Planbarkeit.
5. Risiko von Alleingängen
   Sich ausschließlich auf interne Ressourcen zu verlassen oder darauf zu hoffen, dass der E-Invoicing-Anbieter „alles erledigt“, erhöhe die Gefahr, kritische Lücken in der Umsetzung zu übersehen.
   „Externes Fachwissen von Anfang an einzubeziehen, schafft Sicherheit und Effizienz bei der erfolgreichen Umsetzung“, rät Hammond.
6. Schlechte Datenqualität führt zum Scheitern des Projekts
   Unvollständige Stammdaten, Inkonsistenzen und fehlende Pflichtfelder gehörten zu den häufigsten Ursachen für abgelehnte E-Rechnungen.
   Hammond betont: „Eine frühe und sorgfältige Bewertung der Datenlage und Bereinigung von Stammdaten sind unerlässliche Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt!“

E-Rechnungsstellung als Basis für Effizienz, IT- sowie Datensicherheit und globale Skalierbarkeit

Hammonds Fazit: „E-Rechnungsstellung ist weit mehr als nur eine Frage der ,Compliance’. Sie eröffnet Betrieben neue Potenziale in Sachen Effizienz, IT- und Datensicherheit und unterstützt die globale Skalierbarkeit.“

Angesichts sich dynamisch entwickelnder regulatorischer Anforderungen sei jetzt der ideale Zeitpunkt, um eine ganzheitliche Strategie zu entwickeln. „Wichtig ist hier eine Strategie, die ,Compliance’ gewährleistet, Risiken minimiert und künftiges Unternehmenswachstum nachhaltig fördert!“, gibt Hammond abschließend zu bedenken.

Weitere Informationen zum Thema:

Avalara
Matt Hammond / General Manager, E-Invoicing, Avalara

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