E-Mail-Sicherheit: PSW GROUP rät, mit Zertifikaten die Kommunikation zu verschlüsseln

Die Verschlüsselung von E-Mails und ihren Anhängen als entscheidender Bestandteil der Datensicherheitsstrategie von Unternehmen, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen

[datensicherheit.de, 14.05.2024] In einer Zeit, in der digitale Kommunikation aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken sei, sei die Sicherheit von E-Mails für Unternehmen eine dringliche Angelegenheit – die Verschlüsselung von E-Mails und ihren Anhängen sei sogar ein entscheidender Bestandteil der Datensicherheitsstrategie von Unternehmen, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. „Auch wenn die E-Mail-Verschlüsselung laut Datenschutz-Grundverordnung keine generelle Pflicht ist, gibt es zahlreiche Gründe, warum Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche eine E-Mail Verschlüsselung implementieren sollten“, betont Patrycja Schrenk, Geschäftsführerin der PSW GROUP. Im Sinne eines verbesserten Datenschutzes sollten Unternehmen sich mit dem Thema E-Mail-Verschlüsselung beschäftigen. Denn durch deren Einsatz könnten Kunden, Partner und Mitarbeitende sicher sein, „dass die Kommunikation sicher und authentisch ist, was wiederum das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit stärkt“.

Foto: PSW GROUP

Patrycja Schrenk: Verschlüsselung schützt den Inhalt von E-Mails und ihren Anhängen vor unbefugtem Zugriff!

Verschlüsselung von E-Mails angemessene Maßnahme, um sensible Informationen zu zu schützen

„Die Verschlüsselung schützt den Inhalt von E-Mails und ihren Anhängen vor unbefugtem Zugriff und verhindert damit, dass hochsensible persönliche und geschäftliche Informationen, wie Zugangsdaten, Kalkulationen oder Organigramme, in unbefugte Hände gelangen“, erläutert Schrenk. Zugleich warnt sie davor, die Notwendigkeit einer Verschlüsselung zu unterschätzen: „Selbst vermeintlich harmlose Informationen können von Cyber-Kriminellen genutzt werden, um Angriffe zu planen. Details zu internen Veranstaltungen oder Betriebsfeiern könnten beispielsweise für Social-Engineering-Angriffe verwendet werden. Durch die Verschlüsselung wird das Risiko solcher Angriffe minimiert.“

Wichtig ist laut PSW folgender Umstand: Zwar sei die E-Mail-Verschlüsselung nicht gesetzlich vorgeschrieben, dennoch lege die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fest, dass Unternehmen und Organisationen geeignete Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM) ergreifen müssten, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen. „Die Verschlüsselung von E-Mails ist eine solche angemessene Maßnahme, um den Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten“, unterstreicht Schrenk.

E-Mail-Verschlüsselung: S/MIME-Zertifikate ermöglichen automatische Verschlüsselung

Eine gängige und sichere Methode, die Sicherheit von E-Mail-Kommunikation zu erhöhen, seien S/MIME-Zertifikate (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Solche digitalen Zertifikate ermöglichten die automatische Verschlüsselung von E-Mail-Inhalten samt ihrer Anhänge mit zusätzlicher Signaturfunktion. Schrenk führt aus: „Wenn eine E-Mail mit einem S/MIME-Zertifikat signiert und verschlüsselt ist, können nur der beabsichtigte Empfänger und der Absender die Nachricht lesen. Dies schützt den Inhalt vor unbefugtem Zugriff während der Übertragung, wodurch die Integrität und Vertraulichkeit der Nachrichten gewährleistet wird.“ Der Empfänger wiederum könne sicher sein, dass die empfangene E-Mail tatsächlich von der angegebenen Quelle stamme und nicht manipuliert worden sei. Dies helfe, Phishing-Angriffe zu erkennen und zu verhindern – eine wichtiger Punkt, denn laut Lagebericht zur E-Mail-Sicherheit des IT-Sicherheitsanbieters Mimecast seien 97 Prozent der befragten Unternehmen im Jahr 2022 Ziel von Phishing-Attacken per E-Mail gewesen.

Unternehmen könnten S/MIME-Zertifikate von verschiedenen, auf die Ausstellung von digitalen Zertifikaten spezialisierten Zertifizierungsstellen erwerben. Namhafte Anbieter seien DigiCert, Sectigo, D-TRUST und Certum. Schrenk über den Ablauf: „Zunächst muss das antragstellende Unternehmen seine Identität gegenüber der Zertifizierungsstelle nachweisen, üblicherweise durch Vorlage von Unternehmensdokumenten. Erst dann kann es den eigentlichen Antrag für das S/MIME-Zertifikat stellen, indem es relevante Informationen wie den Unternehmensnamen und gültige E-Mail-Adressen angibt.“ Dies geschehe in der Regel über ein Online-Formular auf der Website der Zertifizierungsstelle. Im Anschluss prüfe die Zertifizierungsstelle die eingereichten Informationen und erstelle das S/MIME-Zertifikat. Dieser Vorgang dauere wenige Tage. „Nach Erhalt des Zertifikats installiert und konfiguriert das Unternehmen dieses in den E-Mail-Clients seiner Mitarbeitenden“, so Schrenk.

Mit Verified Mark Certificates Sicherheit der E-Mail-Kommunikation noch weiter steigern

Neu seien übrigens sogenannte Verified Mark Certificates (VMC), die weiter zur Steigerung der E-Mail-Sicherheit beitrügen. Durch die Implementierung dieser Zertifikate werde das Logo des E-Mail-Absenders bereits im Posteingang des Empfängers angezeigt, „noch bevor die E-Mail geöffnet wird“. Dies gehe über die herkömmliche Sicherung hinaus und trage dazu bei, die E-Mail-Sicherheit zu erhöhen, „indem Spam oder gefährliche Nachrichten frühzeitig erkannt werden“. Gleichzeitig biete es Unternehmen erhebliche Marketingvorteile, weil durch die visuelle Hervorhebung im Posteingang die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger die E-Mail öffnet, steige, was sich positiv auf die Öffnungsraten auswirke.

„VMC-Zertifikate unterliegen dem BIMI-Standard, der das Anzeigen von Markenlogos in E-Mail-Clients regelt und somit einen höheren Schutz vor Phishing und anderen Angriffen bietet. Dadurch wird auf den ersten Blick anhand des Markenlogos erkennbar, ob es sich um eine vertrauenswürdige E-Mail handelt. Voraussetzung für die Nutzung von VMC-Zertifikaten allerdings ist die DMARC-Konformität, womit gewährleistet wird, dass eine Nachricht tatsächlich von der angezeigten Absender-Domain stammt. Zudem muss das Markenlogo markenrechtlich geschützt sein“, führt Schrenk abschließend aus.

Weitere Informationen zum Thema:

PSW GROUP, Marek Röhner, 30.01.2024
Lagebericht der E-Mail-Sicherheit: E-Mail Sicherheit wird zur Chefsache

datensicherheit.de, 20.07.2021
E-Mail-Verschlüsselung: Übersicht zu den Standards / Benötigt werden „Fachübersetzer“ und IT-Verantwortliche mit gutem Durchblick

datensicherheit.de, 12.07.2019]
E-Mail-Verschlüsselung mit PGP nicht sicher / PSW GROUP warnt – Verwendung von Keyservern zeigt deutliche Schwächen