E-Mail-Flut kostet wertvolle Arbeitszeit: 43 Prozent brauchen virtuelle Auszeiten

Sechs Prozent der Befragten haben alle Versuche, ihre E-Mails in den Griff zu bekommen, sogar gänzlich aufgegeben

[datensicherheit.de, 18.12.2012] Laut einer aktuellen Studie von varonis, nach eigenem Verständnis führender Anbieter umfassender „Data-Governance“-Software, verbringen Mitarbeiter aufgrund der zunehmenden E-Mail-Flut unzählige Stunden mit dem Sortieren, Ablegen, Kennzeichnen und Markieren von E-Mails, anstatt sich auf wichtige Arbeitsaufgaben zu konzentrieren.
Demnach gönnten sich 43 Prozent der Studienteilnehmer regelmäßig eine „virtuelle Auszeit“ von ihrem Posteingang. Die Studie, bei der Mitarbeiter zu ihren digitalen Gewohnheiten befragt worden seien, habe zudem ergeben, dass fast ein Viertel von ihnen zwischen 100 und 1.000 E-Mails täglich erhalte. Bei jedem zehnten befänden sich heute gar mehr als 10.000 E-Mails im virtuellen Postfach.

Die Studie identifizierte drei unterschiedliche Arten, wie Mitarbeiter versuchen, der E-Mail-Flut Herr zu werden:

• 34 Prozent der Befragten seien „Ableger“, die ihr Postfach täglich leeren und ihre Nachrichten in Ordnern speichern.
• Den Gegenpol, etwa 17 Prozent der Mitarbeiter, bildeten dazu die „Sammler“, die E-Mails nie löschen.
• Die meisten Studienteilnehmer (44 Prozent) verwendeten eine Mischung dieser beiden Methoden, um ihr Postfach unter Kontrolle zu halten.

Zusätzlich zum Lesen und Schreiben von E-Mails verbrächten 40 Prozent der Befragten 30 Minuten täglich bzw. 120 Stunden pro Jahr mit deren Verwaltung. Eine kleine, aber vielsagende Gruppe von sechs Prozent habe jedoch alle Versuche, ihre E-Mails in den Griff zu bekommen, gänzlich aufgegeben.

Sie beobachteten einen zunehmenden Trend, wonach immer mehr Menschen gegen die E-Mail-Flut kämpften, so David Gibson, „Vice President of Strategy“ bei varonis. Manche resignierten sogar völlig oder löschten ihr gesamtes Postfach. Offensichtlich suchten überforderte Mitarbeiter zunehmend nach Methoden, um ihren Kopf freizubekommen, und nähmen sich virtuelle Auszeiten, um im Internet oder in Sozialen Netzwerken zu surfen.
Tatsächlich habe diese Studie gezeigt, dass 43 Prozent der Befragten abschalteten, indem sie Nachrichten im Internet läsen; 28 Prozent hörten dagegen während der Arbeit Musik. Erstaunlicherweise flüchteten C-Level-Führungskräfte und Manager häufiger auf Social-Media-Websites als ihre Mitarbeiter – mehr als ein Viertel von ihnen greife auf twitter zu, fast ein Drittel auf facebook. Im Vergleich dazu verwende nur jeder zehnte Mitarbeiter facebook und noch weniger twitterten während der Arbeitszeit.
Ob sich Mitarbeiter nun von einer Vielzahl unterschiedlicher Medien ablenken ließen oder einfach den Überblick über ihre Postfächer verloren hätten – wenn sie die E-Mail-Lawine, die auf sie zurollt, nicht in den Griff bekommen, steige die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich an. Knappe zwei Drittel der Studienteilnehmer hätten von einem Missgeschick berichtet, bei dem eine E-Mail versehentlich verschickt worden sei – bei jedem 20. habe eine fälschlich versandte E-Mail sogar Compliance-Probleme verursacht. Die einzige Rettungsboje für Mitarbeiter wäre der Einsatz automatisierter Prozesse, die sie bei der Organisation, Verwaltung und Priorisierung ihrer E-Mails unterstützen, so dass sie die Übersicht darüber behielten, was wann für wen wichtig ist, sagt Gibson.