ULD: Leitfaden zu Videokonferenzen und Datenschutz

Empfohlende Regeln und Maßnahmen zur Einhaltung der Anforderungen

[datensicherheit.de, 29.04.2020] Die Kontakteinschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie halten an. Das bedeutet für viele Unternehmen und Behörden, dass berufliche Besprechungen in Form von Video- oder Telefonkonferenzen abgehalten werden. Auch in Bildungseinrichtungen, in persönlichen Beratungen oder Betreuungen und in Ehrenämtern werden Videokonferenzen eingesetzt. Worauf beim Einsatz von Videokonferenzsystem geachten werden muss, um Datenschutzanforderungen zu erfüllen erklärt das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD):

Marit Hansen, die Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein, berichtet von zahlreichen Anfragen zum Thema Videokonferenzen: „In vielen Unternehmen und Behörden waren Videokonferenzen bisher die seltene Ausnahme, es gab noch wenig Erfahrung. Im Vordergrund stand zunächst, schnell Lösungen für wichtige Absprachen und Abstimmungen zu finden. Die gesammelten Erfahrungen können nun für eine nachhaltige und vor allem datenschutzkonforme Ausgestaltung genutzt werden.“

Einsatz-Szenarien für Videokonferenzen

In Unternehmen und Behörden gibt es verschiedene Einsatz-Szenarien für Videokonferenzen. Neben allgemeinen Anforderungen des Datenschutzes bestehen spezielle Anforderungen, die sich einerseits an diejenigen, die eine Videokonferenz organisieren, und andererseits an die Teilnehmer richten. Zu beachten ist auch, dass Videokonferenzen über den beruflichen Alltag hinaus zum Einsatz kommen – beispielsweise in Bildungseinrichtungen, aber auch in Online-Beratungen bis hin zu ehrenamtlichen Vereinen.

Um eine Hilfestellung für den Einsatz von Videokonferenzen zu geben, veröffentlicht Hansens Dienststelle, das ULD, die wichtigsten Regeln und Maßnahmen auf der Webseite:

„Datenschutz: Plötzlich Videokonferenz – und nun?“ (PDF-Datei)

Hansen betont: „Da Videokonferenzen für viele neu sind, haben nicht alle im Blick, welche Risiken damit verbunden sind. Gerade in der Kombination mit Homeoffice ist einiges zu beachten. Um die Teilnehmenden von Videokonferenzen und die besprochenen Inhalte zu schützen, sind technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen wichtig. Hilfreich sind außerdem transparente Moderationsfunktionen und vorab festgelegte Verhaltensregeln.“

Hilfestellungen des ULD zur Orientierung

Die Hilfestellungen des ULD sollen für die nächste Zeit Orientierung geben und als Grundlage dafür dienen, langfristige Lösungen zu finden. Der erstbeste Online-Dienst muss nicht das Optimum sein – zum Beispiel hat man mit einer Videokonferenz-Software, die auf dem Server innerhalb der eigenen Organisation installiert ist, mehr Kontrolle. Hansen rät allen Unternehmen und Behörden, die noch keine schriftlichen Regeln oder Betriebsvereinbarungen für den Einsatz von Videokonferenzen erstellt haben, dies nun nachzuholen.

Weitere Informationen zum Thema:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Sonderinformationen zu Datenschutz in der Corona-Krise

datensicherheit.de, 21.04.2020
Zoom-Konferenzen: Sechs Tipps für den sicheren Umgang

datensicherheit.de, 27.03.2020
Zoom, Skype, Teams und Co. – Sicherer Gebrauch von Web-Konferenzensystemen

datensicherheit.de, 24.03.2020
Webinare: Innovatives Lernen in Corona-Zeiten